Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation (RPA) ist eine transformative Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, wiederkehrende und regelbasierte Geschäftsprozesse mithilfe von Software-Robotern, auch bekannt als Bots, zu automatisieren. Diese Bots übernehmen Aufgaben, die traditionell von Menschen manuell ausgeführt wurden, und tragen so zur Steigerung der Effizienz und zur Senkung der Kosten bei.
Definition und Bedeutung
RPA steht für Robotic Process Automation und bezeichnet die Automatisierung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Diese Bots arbeiten auf der Ebene der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) und können nahezu jeden Prozess ausführen, der klar definierten Regeln folgt. Anders als physische Roboter in der Fertigungsindustrie sind RPA-Bots digitale Anwendungen, die menschliche Interaktionen mit Softwaresystemen nachahmen.
Geschichte und Entwicklung
Die Automatisierung von Prozessen ist keineswegs neu und wurde bereits in der Industrie weitreichend eingesetzt. RPA hat sich aus diesen traditionellen Automatisierungstechnologien entwickelt und wird seit den frühen 2000er Jahren in verschiedenen Bereichen wie Social Media und E-Mail-Versand eingesetzt. Der Durchbruch von RPA kam jedoch durch die Testautomatisierung in der Software-Qualitätssicherung, die eine breite Anwendbarkeit und Effizienzsteigerung ermöglichte.
Funktionsweise von RPA
RPA-Bots werden auf virtuellen Maschinen ausgeführt und ahmen menschliche Interaktionen mit Softwareanwendungen nach. Sie sind in der Lage, Daten zu extrahieren, Formulare auszufüllen, Berichte zu erstellen und mit verschiedenen Systemen zu interagieren, ohne dass bestehende IT-Infrastrukturen geändert werden müssen. Die Implementierung von RPA ist relativ unkompliziert und erfordert keine neuen Anwendungsschnittstellen (APIs).
Arten von RPA
Es gibt zwei Hauptarten von RPA-Modellen:
Unbeaufsichtigte RPA (Unattended Automation): Diese Bots arbeiten selbstständig und führen Prozesse ohne menschliches Eingreifen aus. Sie werden häufig in Back-Office-Systemen verwendet, um große Datenmengen zu verarbeiten.
Beaufsichtigte RPA (Attended Automation): Diese Bots unterstützen Mitarbeiter bei ihren Aufgaben und werden durch bestimmte Ereignisse oder Befehle aktiviert. Sie fungieren als digitale Assistenten und übernehmen standardisierte Arbeiten.
Vorteile von RPA
Die Einführung von RPA bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
Kostensenkung: RPA reduziert die Personalkosten und steigert die Effizienz.
Fehlerreduktion: Bots arbeiten präzise und ohne menschliche Fehler.
Produktivitätssteigerung: Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können sich Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Skalierbarkeit: RPA-Lösungen können leicht skaliert werden, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Verbesserte Kundenerfahrung: Schnellere und konsistentere Prozesse verbessern die Zufriedenheit der Kunden.
IT-Effizienz: RPA kann Altsysteme integrieren und modernisieren, ohne dass umfangreiche IT-Änderungen erforderlich sind.
Anwendungsgebiete
RPA wird in verschiedenen Branchen und Funktionen eingesetzt, darunter:
Finanzwesen: Automatisierung von Buchhaltungsprozessen, Kontenabstimmungen und Berichterstellung.
Personalwesen: Beschleunigung der Erstellung von Stellenangeboten und Verwaltung von Mitarbeiterdaten.
Kundenservice: Automatisierung von Bestellprozessen und Bearbeitung von Kundenanfragen.
Gesundheitswesen: Automatisierung von Verwaltungs- und Abrechnungsprozessen.
Energie: Verarbeitung von Zählerdaten und Verwaltung von Tarifanpassungen.
Telekommunikation: Automatisierung von Kundenserviceprozessen und Neukundenaufnahmen.
Implementierung und Strategie
Die erfolgreiche Implementierung von RPA erfordert eine sorgfältige Planung und Analyse der zu automatisierenden Prozesse. Unternehmen sollten geeignete Prozesse identifizieren, die klar strukturiert und regelbasiert sind. Die Wahl der richtigen RPA-Software und die Schulung der Mitarbeiter sind ebenfalls entscheidend für den Erfolg der Automatisierung.
Implementierungsstrategie für RPA
Eine gut geplante Implementierungsstrategie beginnt mit der umfassenden Bewertung der vorhandenen Workflows. Die intelligente RPA kann in Verbindung mit Business-Process-Intelligence-Tools dabei helfen, die Geschäftsprozesse schnell zu identifizieren, die am meisten von der Automatisierung profitieren würden. Sobald geeignete Prozesskandidaten ermittelt wurden, stellt die RPA vorkonfigurierte Bots bereit, die sofort einsatzbereit sind. Die Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit der Bots wird zudem durch die cloudbasierte Plattform gewährleistet.
Ein solches Vorhaben erfordert eine Technologieplattform, die mehr als nur die Automatisierung einzelner Prozesse ermöglicht. Das System muss in der Lage sein, den Prozess durchgängig zu unterstützen, Automatisierungspotenziale zu erkennen, die erforderlichen Bots zu erzeugen und Hunderte – wenn nicht Tausende – automatisierter Workflows zu verwalten.
Traditionelle Prozessautomatisierung vs. RPA
Traditionelle Prozessautomatisierung wird weitläufig mit dem Ansatz des Business Process Managements (BPM) umgesetzt. Die Optimierung von Geschäftsprozessen soll dabei mit Hilfe von Business Process Automation (BPA), also technologiegestützter Prozessautomatisierung, erreicht werden. Um dies zu ermöglichen, werden BPM-Plattformen im Backend als fester Bestandteil der Prozesslösungen zur Automatisierung von Workflows eingerichtet. Die Integration von BPM-Systemen setzt das Einrichten neuer Schnittstellen und die extensive Überarbeitung bisheriger Anwendungen voraus, weshalb zunächst umfangreiche Tests für die Systemumstellung ausgeführt werden müssen. Darüber hinaus sind die automatisierten Prozesse relativ statisch und können nur bedingt selbstständig auf veränderte Situationen reagieren.
Im Gegensatz dazu verfolgt RPA den Ansatz, Prozesse zu automatisieren, ohne auf Investitionen in neue Plattformen angewiesen zu sein und ohne bestehende Anwendungen zu verändern. Da die Softwareroboter nicht in grundlegende Backend-Abläufe eingreifen und ähnlich operieren wie menschliche Anwender, gibt es auch keine wirkliche Notwendigkeit für zusätzliche Systemtests vor der Implementierung. Zusätzlich dazu können RPA-Anwendungen dank KI-Technologien flexibel an veränderte Umstände und Ausnahmefälle angepasst werden und flüssig mit anderen Systemen kommunizieren.
Zukunftsaussichten
Im Zuge ihrer konstanten Weiterentwicklung dürften RPA-Technologien bald ein quasi grenzenloses Potenzial aufweisen: Bereits jetzt können Bots mit künstlicher Intelligenz ausgestattet und durch maschinelles Lernen gezielt für komplexe Tätigkeiten trainiert werden. In Kombination mit Big-Data-Technologien ist es möglich, dass diese lernfähigen Roboter als zuverlässige Entscheidungshilfen nach Best-Practice-Modellen fungieren oder zur präzisen Auswertung komplizierter Sachverhalte eingesetzt werden. Das Zusammenspiel aus den Werkzeugen KI, Machine Learning und RPA beschreibt den Ansatz der Hyperautomation, der die Prozessautomatisierung heute und in Zukunft noch deutlich voranbringen wird.
Kritikpunkte und Herausforderungen
Trotz der zahlreichen Vorteile von RPA ist die Technologie nicht ohne Schwachstellen:
Keine echte Transformation: Durch die Automatisierung werden lediglich standardisierte Arbeitsabläufe abgearbeitet, was nicht unbedingt zur nachhaltig zukunftsweisenden Transformation von Unternehmen beiträgt.
Unflexibel gegenüber Änderungen: Wenn es zu Änderungen in Systemanwendungen kommt, müssen Bots angepasst und oft manuell rekonfiguriert werden.
Ungeeignet für anspruchsvolle Prozesse: Komplexe und unstrukturierte Prozesse lassen sich nicht mit einfachen Workflows und Regeln abbilden, wodurch deren Bearbeitung durch RPA nicht funktioniert.
Probleme mit Zweideutigkeiten: Generell können Softwareroboter Entscheidungen nur anhand von Kriterien fällen, die in einer linearen Beziehung zueinander stehen. Sobald Dokumente zweideutige Informationen enthalten, können die Bots Entscheidungsprozesse nicht zuverlässig durchführen.
Mangelhafte Prozessanalyse: In Fällen unzureichender Prozessaufnahmen und Ausnahmenberücksichtigung in der RPA-Software können die Bots auftretende Probleme meist nicht selbständig analysieren und lösen.
Fazit
Robotic Process Automation bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, darunter Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen und verbesserte Kundenerfahrungen. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können sich Mitarbeiter auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Technologie und ihrer Integration in verschiedene Geschäftsbereiche wird RPA eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation von Unternehmen spielen. Trotz einiger Herausforderungen und Kritikpunkte überwiegen die positiven Effekte, die RPA auf die Optimierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen hat.
