Lean Coffee: Effektive Meetings ohne Agenda

Meetings gelten oft als zeitraubend, unproduktiv und wenig zielführend. Die Lean Coffee Methode bietet eine innovative Lösung für diese Probleme, indem sie auf vorher festgelegte Agenden verzichtet und den Wissensaustausch in den Mittelpunkt stellt. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über das Lean Coffee Format, von der Geschichte bis hin zur praktischen Umsetzung.

Was ist Lean Coffee?

Lean Coffee ist ein Veranstaltungsformat für selbstorganisierte Meetings ohne Teilnahmepflicht und vorgefertigte Agenda. Die Themen legen die Teilnehmenden während des Treffens fest. Diese Methode fördert eine Diskussion auf Augenhöhe und eine effektive Nutzung der Meetingzeit. Der Name "Lean Coffee" kombiniert die Prinzipien des Lean Thinking mit der ungezwungenen Atmosphäre eines Coffee-Shops.

Ursprung und Prinzipien

Das erste Lean Coffee wurde 2009 von den US-amerikanischen Agile Coaches Jeremy Lightsmith und Jim Bensen in Seattle ins Leben gerufen. Die Methode basiert auf den Prinzipien des Lean Thinking, die aus der Produktionsbranche stammen und auf Effizienz und Vermeidung von Verschwendung abzielen. Ziel ist es, die Lernleistung jedes Einzelnen zu verbessern und den Wissensaustausch zu fördern.

Vorteile von Lean Coffee

  1. Einfachheit: Die Durchführung und Vorbereitung sind unkompliziert und zeitsparend.

  2. Freiwilligkeit: Die Teilnahme ist freiwillig, was die Motivation und das Engagement der Teilnehmer erhöht.

  3. Kreativität: Die offene Themenwahl lässt Raum für spontane und kreative Diskussionen.

  4. Effizienz: Der geringe organisatorische Aufwand fördert eine effiziente Nutzung der Zeit.

  5. Hierarchiefreiheit: Diskussionen auf Augenhöhe ohne Hierarchien verbessern das Arbeitsklima.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So funktioniert das Lean Coffee Format

1. Einladung

Trotz freiwilliger Teilnahme ist eine Einladung wichtig. Diese sollte Informationen zu Ort, Datum, Uhrzeit und Dauer des Meetings enthalten sowie einen thematischen Schwerpunkt angeben. Eine Teilnehmerzahl von drei bis 20 Personen und eine Dauer von ein bis drei Stunden sind ideal. Es empfiehlt sich, den eingeladenen Personen im Vorfeld eine kurze Erklärung der Lean Coffee Methode zukommen zu lassen.

2. Themen sammeln und priorisieren

Zu Beginn des Meetings notieren alle Teilnehmer ihre Themenvorschläge auf Post-its und heften diese an ein Lean Coffee Board, das in die Spalten „Offen“, „In Diskussion“ und „Erledigt“ unterteilt ist. Anschließend werden die Themen kurz vorgestellt und durch Punktvergabe priorisiert. Jede Person erhält eine feste Anzahl an Klebepunkten, die sie auf die Themen verteilen kann, die ihr am wichtigsten sind.

3. Diskussion

Die Diskussion erfolgt in festgelegten Zeitfenstern, sogenannten Timeboxen. Üblicherweise beträgt eine Timebox 10-15 Minuten. Der Moderator achtet auf die Einhaltung der Timeboxen und die Aktualisierung des Lean Coffee Boards. Nach Ablauf der Timebox wird abgestimmt, ob das Thema weiter diskutiert oder zum nächsten übergegangen wird. Die Abstimmung erfolgt meist per Handzeichen: Daumen hoch für eine Verlängerung, Daumen runter für den Wechsel zum nächsten Thema.

4. Feedback und Abschluss

Am Ende des Meetings wird Feedback eingeholt, um die kontinuierliche Verbesserung des Formats zu gewährleisten. Offene Themen können bei der nächsten Session wieder aufgegriffen werden. Nutzen Sie die „Fist of Five“-Methode, um schnell und effektiv Feedback zu sammeln: Jeder Teilnehmer zeigt mit der Hand, wie nützlich das Meeting für ihn war, wobei eine Faust für "nicht nützlich" und fünf Finger für "sehr nützlich" stehen.

Herausforderungen und Tipps zur Anwendung

Herausforderungen

  1. Moderation: Eine sorgfältige Moderation ist entscheidend für den Erfolg des Meetings. Der Moderator muss den Diskussionsfluss steuern und sicherstellen, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, ihren Beitrag zu leisten.

  2. Teilnehmer: Die Methode setzt voraus, dass die Teilnehmer ihre Ideen effektiv ordnen und priorisieren können. Dies kann für manche Menschen, besonders für Neulinge, eine Herausforderung sein.

Tipps

  1. Ermutigen Sie alle Teilnehmer, mögliche Diskussionsthemen mitzubringen.

  2. Verwenden Sie ein einfaches Abstimmungssystem zur Priorisierung der Themen.

  3. Fördern Sie eine offene und ehrliche Kommunikation.

  4. Kombinieren Sie die Methode mit anderen Ansätzen wie 1-2-4-All oder Reverse Brainstorming.

  5. Machen Sie ausführliche Notizen und halten Sie alle Aktionspunkte fest.

Lean Coffee Online

Das Lean Coffee Format lässt sich problemlos auch online durchführen. Hierbei sind einige zusätzliche Regeln notwendig, wie das Einschalten der Webcam und das Nutzen eines Handzeichensystems zur Wortmeldung. Tools wie Miro, Mural oder Lean Coffee Table können die virtuelle Durchführung unterstützen.

Online Meeting Regeln

  1. Webcam einschalten: Dies fördert eine persönlichere Interaktion.

  2. Handzeichen zur Wortmeldung: Vermeiden Sie Durcheinanderreden, indem Sie ein Handzeichensystem zur Wortmeldung einführen.

  3. Sichtbarkeit der Themen: Nutzen Sie digitale Tools, um das Lean Coffee Board und den Timer für alle sichtbar zu halten.

Fazit

Die Lean Coffee Methode ist ein effektives Format für Meetings, bei denen Wissensaustausch und Eigenverantwortung im Vordergrund stehen. Sie fördert Engagement, Motivation und Kreativität und ist sowohl in Präsenz- als auch in Online-Meetings leicht umzusetzen. Probieren Sie Lean Coffee in Ihrem nächsten Meeting aus und erleben Sie den Unterschied!

Weiterführende Links und Tools

Erleben Sie, wie die Lean Coffee Methode frischen Wind in Ihre Meetings bringt und einen wertvollen Beitrag zur Selbstorganisation und Wissensaustausch in Ihrem Team leistet.

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